Q-Cells-Corporate Governance

Bei Q-Cells zählt jeder einzelne Mitarbeiter. Gemeinsam sind wir Q-Cells und wir gehen davon aus, dass jeder für das Unternehmen sein Bestes gibt. Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit führt zu gemeinsamem Erfolg. Wir gehen respektvoll, menschlich, offen und fair miteinander um.

1.1 Konstruktives Handeln

Wir sind bei Q-Cells überzeugt davon, dass es sich lohnt, auf allen Ebenen konstruktiv und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. So gelangen wir zu den bestmöglichen Ergebnissen. An einer erfolgreichen Arbeit beteiligt zu sein, motiviert und steigert die Leistungs­bereitschaft. Wenn unsere Partner einen Nutzen von unserer Arbeit haben, werden sie auch zukünftig gern und tatkräftig mit uns zusammenarbeiten. Wir schaffen langfristige Perspektiven für unsere Kunden und damit Gewinnsituationen für alle Beteiligten. Wir schaffen Werte für unsere Mitarbeiter und Anteilseigner. Insbesondere leisten wir unseren Beitrag für eine Welt, die mit sauberer En­ergie versorgt wird.

Wir fördern die Handlungsbereitschaft und die Initiative unserer Mitarbeiter. Leistung und Einsatz sollen sich lohnen. Grundsätzlich muss jeder für sein Handeln geradestehen. Manchmal sind auch Konsequenzen unausweichlich. Wo Menschen handeln und ent­scheiden, können Fehler jedoch nicht ausgeschlossen werden. Wichtig ist, wie wir mit ihnen umgehen. Aktuelle Fehler zu erkennen, hilft uns, zukünftige Fehler zu vermeiden. Wir ermutigen jeden Einzelnen, Fehler zuzugeben oder Probleme anzusprechen. Denn ein Problem, das nicht bekannt wird, kann in Einzelfällen schwere Auswirkungen haben.

Zu unserem wirtschaftlichen Erfolg gehört es auch, sich ehrgeizige Ziele zu setzen und sie zu erreichen. Gleichzeitig muss es jeder­zeit möglich sein, entstehende Probleme offen und deutlich anzusprechen und eine Lösung zu finden. Nicht erreichbare oder falsch gesetzte Ziele nützen niemandem. Daher ermutigen wir alle Mitarbeiter, rechtzeitig darauf aufmerksam zu machen, wenn Vorgaben möglicherweise nicht eingehalten werden können. Nur so haben wir ausreichend Zeit und Gelegenheit, Schwierigkeiten zu begegnen und Lösungen zu finden.

Unser Ziel ist eine Kommunikationskultur, in der das Argument zählt und wir voneinander lernen. Jeder soll bestrebt sein, selbst als gutes Beispiel gelten zu können.

1.2 Verantwortungsvolle Unternehmensführung

Q-Cells ist ein Wirtschaftsunternehmen und auf die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes und die Erreichung seiner unter­nehmerischen Ziele ausgerichtet.

Wir übernehmen Verantwortung für unsere Umwelt. Darunter verstehen wir neben der Natur auch Menschen, Gesellschaft und künftige Generationen.

Wenn wir selbst mit an der Spitze des technologischen Fortschritts stehen, können wir wettbewerbsfähig bleiben und weiter unsere ehr­geizigen Ziele verfolgen. Daher streben wir permanent nach exzellenten Ergebnissen und stellen höchste Anforderungen an die Qualität unserer Produkte und Lösungen. Für uns gehen Fortschritt, wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliche Verantwortung Hand in Hand.

1.3 Nachhaltigkeit

Wir sind uns der Knappheit der natürlichen Ressourcen und unserer gesellschaftlichen Verantwortung gegenüber zukünftigen Genera­tionen bewusst. Nachhaltige Entwicklung bedeutet dabei für uns den Einklang von Erhalt und Schonung der Umwelt, wirtschaftlichem Wohlstand und sozialer Gerechtigkeit.

Wir orientieren uns mit unseren Produkten und Prozessen am Prinzip der Nachhaltigkeit und legen Wert auf gesellschaftliche Akzep­tanz und gegenseitigen Respekt. Wir haben uns verschiedenen internationalen Abkommen verpflichtet, in denen allgemein akzeptierte Verhaltensweisen festgelegt sind. Deren Einhaltung erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern.

1.4 Menschenwürde, Menschenrechte Und Diskriminierungsverbot

Wir bauen auf gegenseitigen Respekt. Bei Q-Cells arbeiten die unterschiedlichsten Menschen konstruktiv zusammen. Wir achten die persönliche Würde jedes Einzelnen und bekennen uns zur Einhaltung der Menschenrechte. Insbesondere dulden wir weder die Aus­beutung von Kindern und Jugendlichen durch Kinderarbeit noch jegliche Art der Zwangsarbeit.

Wir gehen respektvoll, loyal und fair miteinander um. Wir dulden keinerlei Diskriminierung zum Beispiel aufgrund von Nationalität, ethnischer Herkunft, Kultur, Religion, Alter, Behinderung, Hautfarbe, sexueller Identität, Weltanschauung oder Geschlecht. Ebenso dulden wir keine sexuelle Belästigung oder sonstige persönliche Angriffe auf einzelne Personen, intern und gegenüber unseren Ge­schäftspartnern.

Wir unterstützen die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter und reagieren flexibel auf individuelle Lebensum­stände. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns wichtig und wird von uns ausdrücklich und aktiv unterstützt. Nur zufriedene Mitarbeiter bemühen sich, innovative und kreative Lösungen zu finden. Darauf können und wollen wir nicht verzichten.

1.5 Führungskultur und Führungsverantwortung

Eine wichtige Voraussetzung für Compliance ist ein beispielhaftes Verhalten unserer Führungskräfte. Jede einzelne Führungskraft hat eine Vorbildfunktion, der sie gerecht werden muss. Gute Führung bedeutet die Bewusstmachung, Förderung und das Vorleben von stets korrektem und rechtmäßigem Verhalten. Kurz gesagt: der „Tone at the top“ ¹ muss stimmen.

Wir erwarten von unseren Führungskräften, dass sie Vertrauen in ihre Mitarbeiter setzen. Sie sollen ihren Mitarbeitern so viel Eigenver­antwortung und Freiraum wie möglich einräumen, aber auch Orientierung geben. Es gehört zu einer Führungsrolle, klare Regeln und Prozesse zu definieren und vorzugeben, die Mitarbeiter darüber zu informieren und die Einhaltung zu kontrollieren. Transparente und ehrliche Kommunikation verstehen wir als Führungsaufgabe. Delegiert eine Führungskraft einzelne Aufgaben, behält sie trotzdem die Verantwortung für das Verhalten ihrer Mitarbeiter. Kontrolle ist Führungsaufgabe und kann nicht delegiert werden. Selbstverständlich entbindet das die Mitarbeiter nicht von ihrer eigenen Verantwortung.

Sich integer zu verhalten, ist für unsere Mitarbeiter eine Pflicht, aber auch eine Selbstverständlichkeit. Wir halten rechtmäßiges Han­deln für richtig, erwarten dies von allen und unterstützen Maßnahmen, die verständlich, begründet und angemessen sind, um diese Integrität zu sichern. Der vorliegende Verhaltenskodex ist Ausdruck dieser Haltung. Er bestimmt grundsätzliche Verhaltensmaßstäbe, bildet einen Leitfaden zur Entscheidungsfindung und stellt die Basis für speziellere Regeln und Handlungsanweisungen dar.

Grundsätzlich müssen wir als Mitarbeiter die folgenden Fragen als Maßstab unseres Handelns mit ja beantworten können:

•              Handle ich im Interesse von Q-Cells?

•              Handle ich im Einklang mit diesem Verhaltenskodex?

•              Kann und will ich für mein Handeln die Verantwortung übernehmen, und zwar persönlich und als Mitarbeiter von Q-Cells?

 

2.1 Geltungsbereich

Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter der Q-Cells SE und ihrer Tochtergesellschaften (nachfolgend Q-Cells). Dazu zählen auch Geschäftsführer, Vorstände und Aufsichtsräte.

2.2 Bedeutung von Compliance

„Compliance“ bedeutet, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen und unternehmensinternen Regeln eingehalten werden. Unser Ver­haltenskodex erfüllt in diesem Zusammenhang mehrere Funktionen. Er soll allen Mitarbeitern Orientierung und Unterstützung bei ihrer Arbeit bieten, unsere Compliance-Kultur widerspiegeln sowie deren Weiterentwicklung fördern.

Wir brauchen verbindliche Prozesse und Regeln, um die rechtlichen Risiken unserer Geschäftstätigkeit unter Kontrolle zu halten und das Unternehmen vor dem Fehlverhalten Einzelner zu schützen. Gleichzeitig werden wir dadurch unserer moralischen und rechtlichen Verantwortung gegenüber der Gesellschaft gerecht. Es ist darüber hinaus unser ständiges Ziel, diesen Verhaltenskodex so weit wie möglich mit dem Selbstverständnis unserer Mitarbeiter in Einklang zu bringen.

Regelungen, die Compliance-relevant sind, finden sich in allen Bereichen unseres Unternehmens. Dabei kommt es darauf an, nicht nur diejenigen des eigenen Bereiches als wichtig zu erkennen, sondern auch zu verstehen, welcher Zweck mit denen der anderen Bereiche verbunden ist und sie zu befolgen.

2.3 Einhaltung des Verhaltenskodex

Jeder Mitarbeiter von Q-Cells hat die Pflicht, die Regeln des Verhaltenskodex zu befolgen, und das Recht, dass sie ihm gegenüber eingehalten werden.

Es ist Aufgabe der jeweiligen Führungskraft, sicherzustellen, dass die ihr zugeordneten Mitarbeiter diesen Verhaltenskodex kennen. In den internen Audits wird regelmäßig auch die Einhaltung der Regelungen des Verhaltenskodex überprüft. Festgestellte Verstöße werden dem Compliance Officer gemeldet.

Jeder Einzelne von uns prägt das Ansehen von Q-Cells durch sein Auftreten und sein Handeln mit: Wir gehen davon aus, dass sich alle bei Q-Cells ehrlich und rechtmäßig verhalten wollen. Dennoch müssen wir uns schützen, falls das einige nicht tun. Verhält sich nur ein Mitarbeiter gesetzwidrig oder unangemessen, kann er dem Unternehmen bereits erheblichen Schaden zufügen. Rechtlich gilt deshalb: Verstöße gegen den Verhaltenskodex können je nach Art und Schwere zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung und zu Schadenersatzforderungen führen und auch ordnungs- und strafrechtlich verfolgt werden.

2.4 Internationale Abkommen

Neben den Gesetzen und Bestimmungen einzelner Länder besteht eine Reihe von Abkommen und Empfehlungen internationaler Organisationen. Sie richten sich primär an die jeweiligen Mitgliedsstaaten. Sie sind aber auch für ein international tätiges Unterneh­mens eine bedeutsame Leitlinie. Q-Cells legt deshalb großen Wert auf die Übereinstimmung seines unternehmerischen Handelns mit diesen Leitlinien. Dazu zählen insbesondere:

•              die allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen (1948) und die Europäische Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten (1950)

•              die dreigliedrige Grundsatzerklärung der International Labour Organisation (ILO) über multinationale Unternehmen und Sozial­politik (1977) und die ILO-Erklärung über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit (1998)

•              das OECD-Übereinkommen über die Bekämpfung der Bestechung ausländischer Amtsträger im internationalen Geschäftsverkehr (1997)

•              die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen (2000)

•              die „Agenda 21“ zur nachhaltigen Entwicklung (Abschlussdokument der grundlegenden UN-Konferenz für Umwelt und Entwick­lung, Rio de Janeiro 1992)

•              die UN-Konvention gegen Korruption (2005)

 

2.5 Unterschiedliche Rechtsordnungen

Compliance ist eine internationale Anforderung. Compliance verlangt, dass wir als Unternehmen in den verschiedenen Ländern, in denen wir tätig sind, die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen befolgen. Für Q-Cells gilt entsprechend dem Hauptsitz des Unter­nehmens in Deutschland vorrangig deutsches Recht. Da wir aber international tätig sind, müssen wir an jedem unserer Standorte die jeweiligen nationalen rechtlichen Bestimmungen befolgen. Im internationalen Geschäftsverkehr ist in jedem einzelnen Fall genau zu prüfen, welche Rechtsordnung zu beachten ist. Das kann in einigen Fällen zu Widersprüchen zwischen gleichzeitig zu beachten­den Vorgaben führen. Ansprechpartner ist in Zweifelsfällen der Compliance Officer oder die Rechtsabteilung.

Über die Einhaltung von Gesetzen hinaus richten wir uns in unserem Verhalten nach den jeweiligen kulturellen Gepflogenheiten, soweit sie mit den Grundsätzen und Regeln dieses Verhaltenskodex vereinbar sind. 

3.1 Vertragliche Grundlage

Vertrauen ist die Basis eines erfolgreichen Geschäfts. Dieses Vertrauen bringen wir unseren Geschäftspartnern entgegen und sind selbst ein vertrauenswürdiger Partner. Damit Rechtssicherheit und Klarheit über alle Vereinbarungen besteht, schließen wir mit Geschäftspartnern und mit anderen Parteien grundsätzlich nur schriftliche Verträge oder Vereinbarungen ab. Auch veränderliche Vertragsbestandteile wie Produktspezifikationen und Preise und Nebenabreden werden ausnahmslos schriftlich niedergelegt. Diese Vertragsbestandteile werden vorab einerseits auf ihre Wirksamkeit und andererseits auf eventuell mit ihnen verbundene Risiken geprüft. Einzelheiten finden sich in der Richtlinie zu Freigabe und Unterschriften.

3.2 Wettbewerbsrecht, Kartellrecht Und Aussenwirtschaftsrecht

Fairer Wettbewerb

Für Q-Cells ist fairer Wettbewerb eine Selbstverständlichkeit. Er ist die Voraussetzung für eine gesunde Entwicklung und den sozi­alen Nutzen des Marktes. Wir überzeugen unsere Kunden von unseren Produkten aufgrund ihrer Qualität und ihres Preis-Leistungs-Verhältnisses. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich an die Regeln des fairen Wettbewerbs zu halten. Diese Regeln sind international in zahlreiche Gesetze und Regelungen umgesetzt worden. Verstöße können zu empfindlichen Stra­fen und Geldbußen führen, für das Unternehmen, aber auch für die beteiligten Personen. Zudem drohen zivilrechtliche Schadens­ersatzforderungen. Jeder sollte darüber hinaus bedenken, dass Verstöße das Ansehen unseres Unternehmens erheblich schädigen können.

Wettbewerbs- Und Kartellrecht

Wir treffen mit unseren Wettbewerbern niemals Absprachen, die den Wettbewerb verzerren oder beeinflussen. Wichtig ist: Nicht die äußere Form der Absprache ist entscheidend, sondern ihr Inhalt. Selbst wenn es sich um informelle, vermeintlich private Gespräche mit einem Wettbewerber handelt, darf Folgendes auf keinen Fall besprochen werden:

•              Preise, Produktionsleistung, Kapazitäten, Vertriebskanäle, Gewinnmargen

•              die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen

•              die Aufteilung von Kunden, Gebieten oder Produktionsprogrammen und 

•              Wettbewerbsverzichte

 

Nicht nur eine explizite Absprache, sondern bereits der Austausch von Informationen mit Wettbewerbern kann einen Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht darstellen. Falls Zweifel darüber bestehen, ob ein Gespräch in der vorgesehenen Form und über die geplanten Inhalte geführt werden darf, sind der Compliance Officer oder die Rechtsabteilung die richtigen Ansprechpartner.

Handelskontrollen

Die Ein- und Ausfuhr von Waren, Dienstleistungen, Hardware, Software und Technologie (auch per E-Mail) unterliegen teilweise komplexen Regelungen wie zum Beispiel:

•              Wirtschaftssanktionen (zum Beispiel Embargos)

•              Exportkontroll- und Außenwirtschaftsgesetze und

•              Importgesetze und –bestimmungen einschließlich der Zollgesetze

 

Mitarbeiter, die mit der Ein- und Ausfuhr von Produkten zu tun haben, haben besonders aufmerksam darauf zu achten, dass Q-Cells alle geltenden Vorschriften und Regeln einhält.

3.3 Korruptionsvermeidung und Korruptionsbekämpfung

Wir stellen uns dem Wettbewerb mit guten Argumenten für unsere Produkte. Aufträge gewinnen wir über Qualität, Nutzen für unsere Kunden und angemessenen Preis. Korruption schwächt unsere Argumente sowie die aller fairen Wettbewerber. Wir unterstützen deshalb alle nationalen und internationalen Anstrengungen, die darauf zielen, Korruption zu verhindern und zu bekämpfen. Korrup­tion und Bestechung werden unter keinen Umständen geduldet. Detaillierte Regelungen zum Thema Korruption finden sich in den internen Richtlinien und Anweisungen.

Korruption/Bestechung

Der Korruption macht sich eine Person schuldig, die eine Vertrauensstellung oder Machtposition ausnutzt, um sich einen Vorteil zu verschaffen, auf den sie keinen rechtlich begründeten Anspruch hat. Eine Machtposition entsteht unter Umständen durch eine Funktion in Verwaltung, Justiz, Wirtschaft, Politik. Der erlangte Vorteil kann materiell (zum Beispiel Geld oder Sachwerte) oder immateriell (zum Beispiel rechtliche Bevorzugung) sein. Unter den Begriff der Korruption fallen auch die etwas enger gefassten Begriffe Bestechung und Bestechlichkeit sowie Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung.

Indem die Beteiligten auf diese Weise rechtlich unbegründet einen Vorteil gewähren oder annehmen, missachten sie moralische Standards oder Amts- und Funktionspflichten. Ob der Vorteil gefordert oder von sich aus angeboten wurde, macht dabei keinen Unterschied. Korruption in ihren verschiedenen Ausprägungen ist in Deutschland und den meisten Staaten strafbar.

3.3.1 Anbieten und Gewähren von Vorteilen – insbesondere Einladungen und Geschenke

Es ist unter allen Umständen untersagt, Entscheidungsträgern bei Geschäftspartnern Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, um Q-Cells auf unrechtmäßige Weise Aufträge zu verschaffen oder die Objektivität geschäftlicher Entscheidungen zu beeinträchtigen.

Wir wollen gute Kontakte mit unseren Geschäftspartnern und Kunden pflegen. Deshalb ist es gestattet, Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen auszusprechen. Entscheidend ist, dass dies in einem angemessenen Umfang geschieht. Für Q-Cells gilt grundsätzlich: Sobald es auch nur scheint, als sei ein Geschenk nicht angemessen, muss darauf verzichtet werden. In jedem Land gelten unterschiedliche Maßstäbe und Gesetze zur Beurteilung der sozialen Angemessenheit.

Daher sind detaillierte landesspezifische Informationen, Wertgrenzen bzw. Richtwerte und Bestimmungen beim Compliance Officer oder den Compliance-Beauftragten der Landesorganisationen zu erfragen.

Werbegeschenke oder sonstige Geschenke an Geschäftspartner sind unbedenklich, solange ihr Wert einen angemessenen Umfang nicht übersteigt. Geschenke dürfen den Empfänger nicht in eine verpflichtende Abhängigkeit drängen. Ein guter Maßstab ist der „Öffent­lichkeitstest“: Würde man anderen oder der Öffentlichkeit ohne Bedenken davon erzählen? Ein Geschenk, von dem nicht jeder wissen darf, ist in der Regel nicht mehr angemessen. Grundsätzlich ausgeschlossen sind Geldgeschenke und „geschenkte“ Dienstleistungen. Angemessene Einladungen und Geschenke zu Standardanlässen wie Geburtstagen oder Weihnachten und anderen religiösen Feier­tagen sind in der Regel unproblematisch.

Aber schon der Anschein, dass eine Gegenleistung erwartet wird, ist zu vermeiden. Ausgeschlossen sind zum Beispiel Geschenke und Einladungen vor und im Zusammenhang mit Vertragsabschlüssen, da diese Vorteilsgewährung die Entscheidungsfindung des Empfängers unrechtmäßig beeinflussen kann.

Zusammenarbeit mit Amtsträgern und staatliche Aufträge

Besonders strenge Regeln gelten für den Umgang mit Amtsträgern. Dazu gehören insbesondere Beamte, und sonstige Mitarbeiter von Behörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen, von Unternehmen in öffentlicher Hand und von internationalen Organisa­tionen ebenso wie Kandidaten für politische Ämter und offizielle Vertreter und Mitarbeiter einer politischen Partei. Auch politische Parteien selbst sind in diesem Sinne Amtsträger. Welche Position allerdings als Amt gilt, kann sich von Land zu Land sehr stark unterscheiden.

Wir bewerben uns weltweit um staatliche Aufträge und achten streng darauf, Entscheidungen von Amtsträgern nicht auf unrechtmä­ßige oder unlautere Weise zu beeinflussen. Dabei befolgen wir alle Gesetze und Bestimmungen zum staatlichen Beschaffungswesen und verhalten uns auch in diesem Bereich transparent, ehrlich und rechtmäßig.

Allen Mitarbeitern von Q-Cells ist es verboten, einem Amtsträger Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, um eine Amtshandlung oder eine Bevorzugung im geschäftlichen Verkehr zu bewirken. Auch von Geschenken und Einladungen von geringem Wert ist grundsätzlich abzusehen. Sie können den Tatbestand der Vorteilsgewährung erfüllen. Ausnahmen im Einzelfall müssen vom Compliance Office genehmigt werden.

3.3.2 Fordern und Annehmen von Vorteilen – Einladungen, Geschenke und Anderes

Das Fordern und Annehmen von Vorteilen unterliegt spiegelbildlich den gleichen Prinzipien wie das Anbieten und Gewähren. Ein Mitarbeiter von Q-Cells darf nicht versuchen, seine Position oder Funktion im Unternehmen zu benutzen, um sich einen persön­lichen Vorteil zu verschaffen. Insbesondere ist es verboten, von Geschäftspartnern für sich Vorteile dafür zu fordern oder anzuneh­men, den Geschäftspartner in unlauterer Weise zu bevorzugen.

Für die Annahme von Geschenken bestehen grundsätzlich die gleichen Regeln wie für die Gewährung (siehe oben). Dazu zählen in diesem Zusammenhang alle Vorteilsgewährungen für sich und für nahestehende Personen. Gehen Geschenke über den ange­messenen Wert hinaus, muss ein Mitarbeiter sie ablehnen. Überschreiten sie diesen Wert deutlich, ist der Mitarbeiter verpflichtet, den Vorgesetzten oder den Compliance Officer darüber zu informieren. Im Umgang mit Geschenken ist immer besondere Vorsicht geboten. Ein Geschenk anzunehmen kann – trotz guter Absicht – zu Interessenkonflikten führen und den guten Ruf unseres Unter­nehmens gefährden. Im Zweifel ist der Compliance Officer zu kontaktieren.

Wir pflegen gute Kontakte zu Geschäftspartnern und Kunden. Deshalb ist es gestattet, gelegentlich Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen anzunehmen. Das gilt insbesondere für offizielle Anlässe und Feiertage oder, wenn man einen gemeinsamen Erfolg feiern möchte. Wichtig ist dabei, die landesspezifischen Wertgrenzen und Bestimmungen zu beachten. Näheres regeln die entsprechenden internen Richtlinien.

Spenden und Sponsoring

Die Vergabe von Spenden und die Vereinbarung von Sponsoring-Verträgen werden bei Q-Cells zentral über den Bereich Corporate Communications geregelt. Andere Mitarbeiter, die von Dritten wegen Spenden oder Sponsoring angesprochen werden, leiten die Anfrage entsprechend weiter. Allgemein gilt:

Spenden

Q-Cells kann Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, für Kunst und Kultur, für soziale Zwecke und für den Sport leisten. Dabei muss transparent sein und dokumentiert werden, wer die Spende empfängt und wofür sie verwendet wird. Wir müssen der Öffentlichkeit jederzeit darüber Rechenschaft ablegen können.

Wir spenden nicht an Einzelpersonen und gewinnorientierte Organisationen. Spenden auf private Konten und Spenden, die das Ansehen von Q-Cells schädigen können, sind verboten. Die Ziele des Empfängers und die Unternehmensgrundsätze von Q-Cells dürfen sich nicht widersprechen.

Politische Spenden an Einzelpersonen, Parteien oder andere Organisationen sind ausgeschlossen.

Nicht als Spenden gelten Beitragsleistungen zu Branchenverbänden oder Mitgliedsbeiträge zu Organisationen, die den Geschäfts­interessen dienen.

Sponsoring

Im Rahmen von Sponsoring kann Q-Cells für eine Veranstaltung, die von Dritten organisiert wird, Geld oder Sachwerte bereitstellen. Im Gegenzug wird Q-Cells im Zusammenhang mit der Veranstaltung beworben. Das kann beispielsweise durch die Verwendung des Q-Cells-Logos oder die Erwähnung des Namens Q-Cells in einer Ansprache geschehen. Auch weitere Gegenleistungen, wie etwa kostenlose Eintrittskarten für die Veranstaltung oder das Bereitstellen eines Veranstaltungsortes für Q-Cells sowie andere vertraglich vereinbarte Leistungen, können dazu gehören.

Sponsoring wird in einem schriftlichen Vertrag vereinbart, hat einen seriösen geschäftlichen Zweck, steht in einem angemessenen Verhältnis von Zuwendung und Gegenwert und verlangt – ebenso wie Spenden – vollständige Transparenz.

Berater und Vermittler

Q-Cells setzt auch unabhängige Berater und Vermittler – zum Beispiel sogenannte Vertriebsmittler – ein. Das können Personen sein, die Geschäfte anbahnen, vermitteln und in der Abwicklung betreuen. Sie erhalten für ihre Tätigkeit Provisionen oder Vergütungen. Vertriebsmittler zeigen unter anderem Geschäftsgelegenheiten auf, stellen die Leistungsfähigkeit von Q-Cells bei potenziellen Kun­den dar, stellen Kontakte her und helfen bei der Zusammenarbeit mit Behörden.

Berater und Vermittler können im internationalen Geschäft unseren Vertrieb erheblich unterstützen. Falls sie sich aber illegaler Geschäftspraktiken bedienen, beschädigt das auch unser Ansehen. Wir arbeiten daher ausschließlich mit Vertriebspartnern zusam­men, die alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Wir treffen bei Abschluss von Verträgen mit Beratern und Vermittlern bestimmte Vorsichtsmaßnahmen, um illegale Geschäftsprak­tiken zu verhindern:

•              Vor der Zusammenarbeit wird ein schriftlicher Vertrag mit dem Berater oder Vermittler geschlossen.

•              Es wird geprüft und dokumentiert, ob und warum ein Berater oder Vermittler benötigt wird.

•              Vor Abschluss eines Vertrages wird die Person des Beraters überprüft.

•              Die Gegenleistung (z. B. Vergütung oder Provision) darf nur für klar definierte Dienstleistungen gezahlt werden und muss in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen.

•              Bei staatlichen Aufträgen werden grundsätzlich keine Amtsträger als Vertriebspartner oder Geschäftsvermittler eingeschaltet.

•              Zahlungen erfolgen nur per Banküberweisung an den im Vertrag genannten Vertragspartner. Es erfolgen also keine Barauszah­lungen und keine Zahlungen an Dritte. Eine zusätzliche Prüfung durch den Compliance Officer oder die Rechtsabteilung ist bei auffälligen Auslandskonten, zum Beispiel in sogenannten „Steueroasen“, notwendig.

 

Einzelheiten sind in den internen Richtlinien niedergelegt.

3.4 Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten

Für Lieferanten gilt ein modifizierter Auszug aus diesem Verhaltenskodex. Sie verpflichten sich vertraglich zur Einhaltung. Grund­sätzlich erwarten wir von unseren Partnern, dass sie

•              alle anwendbaren Gesetze einhalten

•              auf Korruption verzichten

•              die Menschenrechte ihrer Mitarbeiter beachten

•              die Gesetze gegen Kinderarbeit einhalten

•              die Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter übernehmen

•              die relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zum Umweltschutz einhalten

•              sicherstellen, dass diese Werte auch in der eigenen Lieferkette eingehalten werden

 

Eine Person befindet sich in einem Interessenkonflikt, wenn sie in eine Situation gerät, in der sie zwischen zwei oder mehreren unvereinbaren Interessen wählen muss. Diese Situation stellt sich für einen Mitarbeiter oft dann ein, wenn er als Privatperson ein persönliches Interesse verfolgt und sein dienstliches Interesse dem entgegensteht. Dann hindert ihn das persönliche Interesse da­ran, im besten Interesse des Unternehmens zu entscheiden.

Interessen- oder Loyalitätskonflikte beeinträchtigen dienstliche Tätigkeiten in erheblichem Maße und schaden dem Unternehmen. Es ist daher wichtig, dass Q-Cells-Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auftauchende Interessenkonflikte schon im Ansatz erkennen und vermeiden. Ein Konflikt kann auch entstehen, wenn ein naher Verwandter eines Mitarbeiters aus dessen Po­sition einen Vorteil zieht oder ziehen könnte. Das gleiche gilt, wenn der Mitarbeiter versucht, einem Verwandten aktiv einen Vorteil zu verschaffen und dazu seine Position im Unternehmen ausnutzt.

Ein Mitarbeiter, der zum Beispiel über Angebote von Handwerkern befindet, muss unabhängig und konfliktfrei entscheiden. Das kann er nicht, wenn einer der Anbieter privat für ihn Arbeiten ausführt. Es besteht die Gefahr, dass sich der Mitarbeiter dem be­sagten Anbieter verpflichtet fühlt.

Durch eine dienstliche Handlung im Privatinteresse kann außerdem leicht die Grenze zur Korruption überschritten werden.

4.1 Vermeidung von Interessenkonflikten

Jeder Mitarbeiter hat sicherzustellen, dass er Geschäftsentscheidungen im besten Interesse des Unternehmens trifft. Alle Mitarbei­ter, die sich in einem Interessenkonflikt befinden oder in einen Interessenkonflikt zu geraten drohen, sind daher verpflichtet, den Sachverhalt ihrem Vorgesetzten mitzuteilen. Transparenz ist der wirksamste Schutz gegen den Verdacht von Interessenkonflikten. Im Zweifel können Mitarbeiter sich bei dem Compliance Officer informieren.

Bei Einkaufsentscheidungen orientieren wir uns ausschließlich am Unternehmensinteresse. Die objektiven Kriterien dafür sind vor allem

•              Qualität

•              Technik

•              Preis

•              Produktionsanforderungen oder

•              Logistik

 

Ein Interessenkonflikt oder auch nur der Anschein eines solchen ist unter allen Umständen zu vermeiden. Geschäftliche Kontakte dürfen deshalb grundsätzlich nicht für private Geschäfte und Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen genutzt werden.

4.2 Wettbewerb mIt Q-Cells

Auch ein Mitarbeiter, der für ein anderes Unternehmen tätig wird, kann in einen Interessenkonflikt geraten. Q-Cells-Mitarbeiter dürfen daher kein Unternehmen betreiben, leiten oder für ein Unternehmen arbeiten, das mit Q-Cells im Wettbewerb steht. Grund­sätzlich sind keine mit Q-Cells konkurrierenden Aktivitäten gestattet.

4.3 Beteiligung an Drittunternehmen

Auch die Beteiligung an einem anderen Unternehmen kann einen Mitarbeiter in einen Interessenkonflikt führen. Deshalb gilt für Unternehmen, die mit den Gesellschaften von Q-Cells im Wettbewerb oder in einer Geschäftsbeziehung stehen: Kein Mitarbeiter darf ein solches Unternehmen führen oder wesentlich direkt oder indirekt daran beteiligt sein. Das gilt nicht für Beteiligungen, die nachweislich keinen Einfluss auf die Tätigkeit bei Q-Cells haben können. Mitarbeiter, die direkt oder indirekt eine Beteiligung an einem Wettbewerbsunternehmen halten oder erwerben, müssen dies der für sie zuständigen Personalabteilung oder dem Compli­ance Officer mitteilen, wenn sie durch die Beteiligung die Möglichkeit haben, auf das Management dieses Unternehmens Einfluss zu nehmen. Von der Möglichkeit der Einflussnahme auf das Management kann im Allgemeinen dann ausgegangen werden, wenn die Beteiligung einen Anteil von 5 % des Gesamtkapitals überschreitet.

4.4 Nebentätigkeiten

Die Aufnahme einer Nebentätigkeit gegen Entgelt muss dem zuständigen Personalverantwortlichen vorab mitgeteilt werden. Sie bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Personalabteilung, um einen möglichen Interessenkonflikt zu verhindern. Über weitere Informationen verfügt die zuständige Personalabteilung.

Q-Cells wünscht sich Mitarbeiter, die Verantwortung übernehmen. Daher unterstützen wir ausdrücklich jedes gesellschaftliche, politische und soziale Engagement unserer Mitarbeiter in Vereinen, Parteien oder sozialen Einrichtungen. Nebenerwerbliche und ehrenamtliche Tätigkeiten müssen so gestaltet werden, dass sie mit den vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Q-Cells vollstän­dig vereinbar sind. 

Alle Vermögenswerte und Mittel des Unternehmens wie beispielsweise Maschinen und Fahrzeuge, Geräte, Computer, Warenbestän­de oder Büromaterial werden beschafft, um unseren unternehmerischen Zielen zu dienen. Deshalb dürfen sie auch nur im Interesse des Unternehmens eingesetzt werden. Wir gehen mit den Mitteln des Unternehmens sparsam und verantwortungsvoll um. Auch Aufwendungen und finanzielle Mittel verwenden wir sorgsam.

Dass Unternehmenseigentum verbraucht oder versehentlich beschädigt wird, ist unvermeidlich. Wem ein solcher Mangel auffällt, sei er selbst oder ein anderer dafür verantwortlich, sorgt für Reparatur oder Ersatz oder informiert den dafür zuständigen Kollegen. Die private Nutzung von Firmeneigentum ist nur für ausdrücklich in den Unternehmensrichtlinien geregelte Fälle zulässig. Wer Firmeneigentum privat nutzen möchte, wendet sich an den disziplinarischen Vorgesetzten. Das Verfahren für die Genehmigung ist jeweils lokal geregelt. Allerdings verpflichten Schäden an Unternehmenseigentum während der privaten Nutzung – je nach Sachlage – den Benutzer möglicherweise zu Schadenersatz. Das kann unter Umständen teuer werden. 

Bei der Unterzeichnung von Verträgen, der Freigabe von Zahlungen und allen anderen relevanten geschäftlichen Transaktionen kommt das Vier-Augen-Prinzip zur Anwendung.

Vier-Augen-Prinzip

Spezielle Form der internen Kontrolle, die verhindert, dass der mit einem Vorgang befasste Mitarbeiter (der sogenannte Erstunter­zeichner) wichtige Entscheidungen allein trifft oder kritische Tätigkeiten allein durchführt. Das Vier-Augen-Prinzip sieht vor, dass eine weitere, vom Erstunterzeichner unabhängige Person den Vorgang oder das Dokument prüft und ebenfalls unterzeichnet oder freigibt. So soll Fehlern und dem Missbrauch von Befugnissen vorgebeugt werden.

6.1 Dokumentation und Finanzberichterstattung

Um ihren gesetzlichen Rechnungslegungspflichten und vertraglichen Berichtspflichten zu genügen, müssen die Gesellschaften von Q-Cells alle Geschäftsvorfälle

•              vollständig, korrekt, wahrheitsgemäß und unter Verwendung der richtigen Systeme dokumentieren und verbuchen und

•              zutreffend und rechtzeitig an die zuständigen Stellen weiterleiten.

 

Verluste oder Budgetüberschreitungen zu verschleiern oder Zahlen des Rechnungswesens zu manipulieren, ist streng untersagt und kann unter anderem strafrechtliche Konsequenzen haben.

Daten, Prüfbescheinigungen und sonstige schriftlichen Dokumente, die für die Finanzberichterstattung und die Erfüllung von Offenlegungspflichten notwendig sind, müssen so aufbewahrt werden, dass ein Zugriff jederzeit gewährleistet ist. Unter die Doku­mentationspflicht fallen auch interne Abrechnungen wie beispielsweise Reisekostenabrechnungen.

6.2 Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Bekämpfung von Geldwäsche

Unser Zahlungsverkehr findet grundsätzlich bargeldlos, also in Form von Überweisungen statt. Barzahlung oder andere unübliche Zahlungswege können unter anderem Steuerhinterziehung, Korruption, Betrug, Untreue oder Geldwäsche (siehe Kasten) begünsti­gen. Bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs vermeiden wir deshalb jede Nähe zu diesen illegalen Geschäften. Deshalb müssen ungewöhnliche oder auffällige Zahlungen umgehend dem Compliance Officer gemeldet werden.

Geldwäsche

Wenn „schmutziges“ Geld, das aus kriminellen Aktivitäten stammt, beispielsweise durch Barzahlung in den legalen Finanzkreislauf eingeschleust wird, spricht man von Geldwäsche. Das Geld wird „sauber“, erhält also den Anschein von Legalität. Die Herkunft oder die tatsächliche Identität des ursprünglichen Eigentümers wird dadurch verschleiert. Quellen von „schmutzigem“ Geld sind insbesondere Korruptionsvorgänge. 

7.1 Aufbewahrung von Unterlagen und Daten

Es bestehen rechtliche oder behördliche Bestimmungen, die uns verpflichten, zahlreiche unserer geschäftlichen Unterlagen über den Zeitraum hinaus aufzubewahren, in dem sie direkte Verwendung finden. Die maßgeblichen Aufbewahrungsfristen sind von Fall zu Fall unterschiedlich und können unter Umständen sehr lang sein. Aber auch ohne eine bestimmte gesetzliche Verpflichtung kann es sinnvoll sein, Unterlagen als Nachweis aufzubewahren, um die Interessen von Q-Cells zu schützen, beispielsweise in Pro­dukthaftungsfällen.

Jeder Bereich ist für die in seine Zuständigkeit fallenden Unterlagen verantwortlich. Er informiert sich über die geltenden Fristen und regelt die Aufbewahrung entsprechend. Für den Fall, dass sie benötigt werden, müssen Unterlagen schnell und vollständig auf­findbar sein. Der Bereich sorgt in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung auch dafür, dass die elektronischen Daten und Unterlagen lesbar bleiben, so lange sie aufbewahrt werden. Kommt es zu personellen Wechseln oder werden Bereiche neu organisiert, umfasst die Übergabe auch die archivierten Daten und die Informationen zu ihrer Systematik.

Nicht mehr benötigte Unterlagen und Daten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden zeitnah vernichtet. Auch in die­ser Phase müssen der Schutz des in den Unterlagen enthaltenen oder dokumentierten geistigen Eigentums, die Vertraulichkeit und die Erfordernisse des Datenschutzes unbedingt gewahrt bleiben. Einzige Ausnahme: In einem laufenden Rechtsprozess müssen alle benötigten Unterlagen zur Verfügung stehen. Dann besteht ein Verbot der Vernichtung relevanter Unterlagen auch, nachdem die ge­setzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sollte ein solcher Fall eintreten, ist im Zweifel der zuständige Compliance-Beauftragte, der Compliance Officer oder die Rechtsabteilung hinzuzuziehen.

7.2 Sicherheit der IT-Systeme

IT-Sicherheit umfasst Schutz und Sicherheit von Informationen und Daten, den Ressourcen im Informationsverbund und den Mit­arbeitern. Hierzu gehört explizit auch die Einhaltung externer und interner Vorgaben und Standards. Für Q-Cells werden folgende Kriterien als generelle Ziele zur Informationssicherheit und insbesondere zur IT-Sicherheit definiert:

•              Vertraulichkeit von Informationen

•              Verfügbarkeit von Informationen und Ressourcen

•              Integrität von Informationen und Ressourcen und

•              Verbindlichkeit (Nichtabstreitbarkeit) von Transaktionen

 

Die Sicherheitsziele werden durch die Einführung und Umsetzung von allgemein anerkannten und geprüften Maßnahmen erreicht, die auf die besonderen Gefährdungen und technischen Besonderheiten von Informationen und Systemen abgestimmt sind.

Wir schützen unsere IT-Systeme vor unbefugtem Zugang, um zu verhindern, dass vertrauliche Daten bekannt werden, Daten verloren gehen oder Daten zerstört werden. Dafür verwenden wir Kennwörter und Verschlüsselungstechniken. Die Vergabe von Zugangsbe­rechtigungen ist in den entsprechenden IT-Richtlinien geregelt.

Stabile IT-Systeme tragen wesentlich zum Unternehmenserfolg bei. Außer den ausdrücklich dazu befugten Mitarbeitern darf daher niemand neue Software und Hardware auf Kompatibilität prüfen und installieren.

E-Mail und Internet dürfen grundsätzlich nur für genehmigte Aktivitäten genutzt werden. Näheres regeln die IT-Richtlinien.

7.3 Schutzwürdige Daten – Geistiges Eigentum, Datenschutz, Verschwiegen­heit und Schutz der Rechte Dritter

Unser Wissen und unser Können bilden die Basis unseres Geschäftserfolgs. Das geistige Eigentum an gewerblichen Schutzrechten

(z. B. Patente, Gebrauchsmuster, Marken), Darstellungen, Entwicklungen, Konstruktionen, Erfindungen und Urheberrechten nimmt daher eine herausragende Rolle in unserem Unternehmen ein.

Im Rahmen der Entwicklung von Produkten, Technologien und Produktionsprozessen sammeln wir Spezialwissen, das uns einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Anbietern in unserem Marktsegment sichern kann. Diese Grundlage für Innovation und technischen Vorsprung muss geschützt werden. Eigene Erfindungen werden daher, soweit sinnvoll, zum Patent angemeldet und dadurch besonders geschützt.

Wir respektieren die Rechte Dritter an ihrem geistigen Eigentum. Falls wir sie nutzen möchten, erwerben wir, soweit möglich, eine Lizenz, deren Bedingungen und Gültigkeitsdauer wir sorgfältig einhalten.

Wenn ein Mitarbeiter unser Unternehmen verlässt, verbleiben Unterlagen und Daten, Produktmuster und dergleichen vollständig bei uns. Wir achten auf die Einhaltung der nachvertraglichen Pflichten.

Bestimmte Regeln, die für Besucher und Fremdfirmenmitarbeiter aufgestellt wurden, dienen unter anderem dem Schutz unseres geistigen Eigentums. Dazu gehören beispielsweise eingeschränkte Zugangsberechtigungen oder die Notwendigkeit einer speziellen Fotografiererlaubnis.

Datenschutz und Schutz der Rechte Dritter

Wir kennen die Risiken für Persönlichkeitsschutz und Datensicherheit, die elektronische Datenverarbeitung und elektronische Kom­munikation mit sich bringen. Wir halten uns an alle entsprechenden rechtlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn eindeutig festgelegte und rechtmäßige Zwecke vorliegen. Es muss jederzeit gewährleistet sein, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und nur unter Anwendung der nötigen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden. Wie und wofür wir personenbezogene Daten verwenden, muss für die Betroffenen transparent sein. Wir haben die Pflicht sicherzustellen, dass sie ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung, sowie auf Widerspruch, Sperrung und Löschung ungehindert wahrnehmen können.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch andere Gesellschaften, die sogenannte Fremdverarbeitung, unterliegt besonderen Bestimmungen. Diese sind auch innerhalb eines Konzerns wirksam. Bereits in der Planungsphase ist der zuständige Datenschutz­beauftragte hinzuzuziehen.

Vertraulichkeit und Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Geschäftliche Informationen sind vertraulich zu behandeln. Jeder Mitarbeiter muss durch geeignete Vorkehrungen und Maßnahmen sicherstellen, dass:

•              keine geschäftlichen Informationen unbeabsichtigt oder versehentlich bekannt werden

•              keine Unbefugten auf dienstliche Unterlagen und Datenträger zugreifen können und

•              keine vertraulichen Unternehmensangelegenheiten in der Öffentlichkeit besprochen werden, wenn Unbefugte mithören können

 

In Bezug auf interne vertrauliche oder geschützte Informationen sind alle Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichtet. Das gilt nicht nur für Informationen, die nicht in die Öffentlichkeit gelangen sollen. Auch innerhalb des Unternehmens dürfen sensible Informationen nur weitergegeben werden, soweit sie für eine dienstliche Tätigkeit benötigt werden. Die Verpflichtung zur Verschwie­genheit besteht über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus. Gleiches gilt für Informationen in Zusammenhang mit Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern, Vertretern, Beratern und andere Dritten. Auch hier besteht die Pflicht zu einem verantwortungsvollen Um­gang. Diese Informationen müssen ebenfalls gemäß den rechtlichen und vertraglichen Anforderungen geschützt werden.

Es ist untersagt, sich unbefugt Geheimnisse eines Dritten zu verschaffen oder sie nutzen.

7.4  Insider-Recht und Directors‘ Dealings

Q-Cells ist als börsennotiertes Unternehmen dem Kapitalmarkt und seinen Investoren verpflichtet und unterliegt den aktien- und kapitalmarktrechtlichen Vorschriften. Dies gilt insbesondere für die Regelungen zur Kapitalmarktpublizität und zur Insiderüberwa­chung. Unter Insiderinformationen versteht man konkrete Informationen über ein börsennotiertes Unternehmen, die

•              noch nicht öffentlich bekannt sind und

•              die geeignet sind, bei ihrem Bekanntwerden den Börsen- oder Marktpreis der vom Unternehmen emittierten Wertpapiere erheb­lich zu beeinflussen. Eine solche Eignung ist gegeben, wenn ein verständiger Anleger die Information bei seiner Anlageentschei­dung berücksichtigen würde.

 

Dazu zählen unter anderem:

•              unveröffentlichte Finanzzahlen (zum Beispiel Gewinnentwicklungen)

•              große Geschäftstransaktionen (zum Beispiel geplante Übernahmen) oder Vertragsabschlüsse oder

•              der Status von Großprojekten.

 

Wer über solche Informationen verfügt, wird als Insider bezeichnet. Die Verwendung von Insiderinformationen beim Handel mit Wertpapieren oder Finanzinstrumenten und die unbefugte Offenlegung von Insiderinformationen sind gesetzwidrig und werden zivil- und strafrechtlich verfolgt. Im Umgang mit Insiderinformationen ist daher besondere Sorgfalt notwendig.

Wer über Insiderinformationen über Q-Cells oder eine andere börsennotierte Gesellschaft verfügt, darf keine Wertpapiere oder Finanzinstrumente des jeweiligen Unternehmens handeln. Er darf auch nicht eine andere Person für sich handeln lassen oder Dritten einen Handel empfehlen. Es verstößt außerdem gegen das Gesetz, Insiderinformationen einem Dritten gegenüber unbefugt offenzulegen.

Ob man selbst Insider ist oder eine Information eine Insiderinformation, kann im Einzelfall schwierig zu beurteilen sein. In Zwei­felsfällen oder bei Fragen helfen der Compliance Officer und der Compliance-Beauftragte vor Ort weiter.

Personen, die bei Q-Cells Führungsaufgaben wahrnehmen und solche, die mit diesen in enger Beziehen stehen, müssen Geschäfte mit Q-Cells-Aktien und sich darauf beziehende Instrumente (sog. Directors‘ Dealings) von über EUR 5.000 im Kalenderjahr Q-Cells und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) innerhalb von fünf Werktagen schriftlich mitteilen. Die Prüfung von Directors‘ Dealings kann schwierig sein. Die Folgen von Verstößen sind erheblich. Wenn auch nur geringste Zweifel bestehen, sollte unverzüglich der Compliance Officer kontaktiert werden.

Informationen, deren Bekanntwerden den Börsenwert von Q-Cells erheblich beeinflussen kann, werden als sogenannte Ad-hoc-Mitteilung veröffentlicht. Dazu verpflichtet das Wertpapierhandelsgesetz. Auch dabei geht es darum, für alle Anleger auf dem Aktienmarkt faire – und das heißt hier: gleiche – Voraussetzungen zu schaffen. Bei Q-Cells prüft ein Expertenteam, ob eine Ad-hoc-Meldung notwendig ist.

7.5 Unternehmenskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

Die positive Wahrnehmung in der Öffentlichkeit trägt maßgeblich zu unserem unternehmerischen Erfolg bei. Wir achten daher sehr sorgfältig auf unsere Außendarstellung. Das betrifft schriftliche, mündliche und elektronische Formen wie beispielsweise Werbe­materialien, Präsentationen oder Reden.

Unsere sorgfältige Außendarstellung steht im Einklang mit unserer Unternehmenskultur. Wir pflegen einen offenen, ehrlichen, re­spektvollen und glaubwürdigen Umgang – intern wie extern. Das gilt auch für unsere gesamte Kommunikation, also für persönliche Gespräche, für Telefonate und für schriftliche Äußerungen in Papierform und in Form von E-Mails.

Dieser gute Kommunikationsstil liegt in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters. Q-Cells wird nicht nur über die Unternehmens­kommunikation wahrgenommen, sondern über jeden einzelnen Außenkontakt. Jeder Mitarbeiter repräsentiert in dieser Hinsicht das ganze Unternehmen.

Die Medien sind Multiplikatoren – positiv wie negativ. Deshalb ist es für unsere Außendarstellung besonders wichtig, wie wir in den Medien erscheinen. Bei Q-Cells sind für die Zusammenarbeit mit den Medien zuständige Stellen festgelegt. Jede Art von Medien­kontakt muss mit diesen Stellen abgestimmt und ausdrücklich genehmigt werden. Unabgestimmt dürfen unsere Mitarbeiter weder Erklärungen abgeben noch Informationen über unser Unternehmen herausgeben.

Ansprechpartner für nähere Informationen ist die Abteilung Corporate Communications.

Auftreten in der Öffentlichkeit

Wir begrüßen es ausdrücklich, wenn sich unsere Mitarbeiter in öffentlichen Funktionen auf kommunaler oder überregionaler Ebene engagieren. Hängt dieses Engagement allerdings mit Aktivitäten von Q-Cells zusammen, ist es notwendig, dass vorher die Abteilung Corporate Communications zustimmt.

Als Privatpersonen haben Q-Cells-Mitarbeiter selbstverständlich das Recht, frei ihre Meinung zu äußern. Dabei müssen sie ebenso selbstverständlich Informationen vertraulich behandeln, die ihnen durch ihre Tätigkeit bekannt sind. Äußern sich Mitarbeiter privat, müssen sie darauf achten, sich nicht auf ihre Rolle oder ihre Tätigkeit bei Q-Cells zu berufen. Es ist ein grundlegendes Interesse des Unternehmens und Pflicht jedes einzelnen Mitarbeiters, dass sein Auftreten in der Öffentlichkeit dem Ansehen von Q-Cells nicht schadet.

8.1 Umweltschutz und technische Sicherheit

Umweltschutz ist für Q-Cells nicht nur gesetzliche Verpflichtung, sondern einer der zentralen Unternehmenszwecke. Mit unserem unternehmerischen Handeln fördern wir eine saubere und nachhaltige Energieversorgung. So leisten wir einen Beitrag zur Bekämp­fung des Klimawandels und übernehmen Verantwortung für die Umwelt sowie für künftige Generationen. Bei Q-Cells sind Produkte, Investitionen, Herstellungsprozesse und Arbeitsbedingungen an den Prinzipien der Nachhaltigkeit ausgerichtet.

Q-Cells hält alle geltenden Umweltschutzbestimmungen ein. Wir holen alle erforderlichen Genehmigungen rechtzeitig ein und achten darauf, dass mögliche Auflagen oder Bedingungen beachtet werden. Wir wollen mit den zuständigen Aufsichtsbehörden gut und vertrauensvoll zusammenarbeiten.

Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, aktiv an der Verbesserung aller bestehenden Umweltschutzmaßnahmen mitzuwirken. Wo immer Mitarbeiter auf Gelegenheiten aufmerksam machen, Energie zu sparen oder allgemein Ressourcen zu schonen, werden wir dem nach Möglichkeit entsprechen. Umweltschutz ist sowohl Aufgabe und Ziel des Unternehmens als auch jedes einzelnen Mitarbeiters.

8.2 Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit

Wir nehmen die Verantwortung für die Gesundheit und die Sicherheit unserer Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz aktiv wahr. Das gilt für alle Bereiche unseres Unternehmens. Gleichzeitig ist jeder Mitarbeiter auch selbst zu ständiger Aufmerksamkeit verpflichtet. Wer vorausdenkt und auf Gefahren für sich und seine Kollegen achtet, trägt erheblich dazu bei, die Arbeitsbedingungen sicherer zu machen.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz werden durch zahlreiche Gesetze, Vorschriften und interne Anweisungen geregelt. Diese sind unbedingt einzuhalten. Jeder Mitarbeiter wird regelmäßig und vollständig über bestehende und geänderte Regelungen infor­miert. 

 

9.
Compliance liegt auch in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters. Unsere Führungskräfte haben darüber hinaus die Aufgabe, in ihren Bereichen die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen und entsprechende Prozesse einzuführen. Unsere Compliance-Organisation erfüllt unter anderem folgende Aufgaben:

•              Risikobeurteilung der zentralen Prozesse in Bezug auf Compliance-Fragen

•              Beratung des Vorstands, der Bereiche und der Landesgesellschaften bei der Umsetzung von Lösungen

•              Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Trainingsunterlagen

•              Entwicklung übergeordneter Prozesse und Bereitstellung zentraler Systeme für Compliance-Themen

•              Untersuchung von Vorgängen und Reaktion auf etwaige Verstöße

 

Für Q-Cells werden diese Aufgaben zentral durch den Chief Compliance Officer und den Compliance Officer wahrgenommen. Für die einzelnen Unternehmensbereiche, Standorte und Tochtergesellschaften werden je nach Erfordernis Compliance-Beauftragte benannt.

Der Compliance Officer steht allen Beschäftigten als Ansprechpartner sowohl zur Beantwortung von Fragen als auch als Berater im Zusammenhang mit diesem Verhaltenskodex zur Verfügung. Der Compliance Officer nimmt alle eingehenden Hinweise auf und geht ihnen mit der notwendigen Sorgfalt nach. Alle eingehenden Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Der Chief Compliance Officer berichtet dem Vorstand regelmäßig über die Compliance-Situation des Unternehmens. Fragen zu diesem Code of Conduct werden immer wieder auftauchen. Im Unternehmen stehen verschiedene Ansprechpartner zur Verfügung. Man kann sich je nach Fragestellung jederzeit an

•              den Compliance Officer,

•              den zuständigen Compliance-Beauftragten,

•              die Rechtsabteilung oder

•              den jeweiligen Vorgesetzten

 

wenden. 

10.
Mit allen Anliegen oder Beschwerden, die sich auf diesen Verhaltenskodex beziehen, kann sich ein Mitarbeiter jederzeit an seinen Vorgesetzten oder, je nach Sachlage und Thema, auch direkt an den Compliance Officer oder den lokalen Compliance-Beauftragten wenden. Dabei kann es sich um Fragen zu einzelnen Punkten oder um die Mitteilung möglicher Verstöße handeln.

Q-Cells praktiziert eine offene, faire und respektvolle Kritik- und Konfliktkultur. Bringt ein Mitarbeiter in gutem Glauben ein Anlie­gen oder eine Beschwerde vor, dürfen ihm daraus keine Nachteile erwachsen.